Понедельник, 14 октября 2019 года

Авторизация

Прием граждан

РЕГЛАМЕНТ
рассмотрения обращений граждан и организации личного приема граждан
в администрации города Бузулука

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Регламент рассмотрения обращений граждан и организации личного приема граждан в администрации города Бузулука (далее – Регламент) устанавливает основные требования к организации работы администрации города Бузулука с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города Бузулука (далее – администрация города).
Действия настоящего Регламента не распространяется на обращения граждан, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном иными административными регламентами.
Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Уставом города Бузулука.
Поступившие обращения рассматриваются главой города и заместителями главы администрации города (далее – руководители администрации города).
В администрации города рассматриваются обращения граждан (далее – обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации города, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Оренбургской области и Уставом города Бузулука.
Исполнение поручений по обращениям граждан осуществляется должностными лицами администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений и предприятий, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.
Рассмотрение обращений граждан включает в себя рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе в электронной форме и обращений, поступивших в ходе личного приёма граждан (Приложение № 1).
2. Порядок информирования о рассмотрении обращений граждан

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется:
- непосредственно в отделе делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города;
- в структурных подразделениях администрации города;
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством размещения в сети Интернет, средствах массовой информации.
2.2. Сведения о местонахождении администрации города, почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах сообщаются по телефонам и размещаются на интернет-сайте администрации города (Приложение № 2).

3. Требования к письменному обращению граждан

3.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать: наименование муниципального органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.
3.2. Обращение, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать: фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.
Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме, либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

4. Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращений граждан

4.1. Обращения граждан не рассматриваются, если:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;


- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления, или одному и тому же должностному лицу;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральными законами тайну;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.
4.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.3. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.
4.4. Об отказе в рассмотрении обращения гражданин уведомляется в течение 7 дней письменно либо в электронной форме (в случае получения обращения в форме электронного документа и указания электронного адреса).

5. Результат рассмотрения обращений граждан

5.1. Конечным результатом рассмотрения обращения граждан является направление заявителю письменного ответа, в том числе в электронной форме, содержащего результаты рассмотрения его обращения либо мотивированного отказа в решении вопросов, поставленных в обращении.
5.2. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены и заявителям, в установленный законодательством срок, даны ответы.


6. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

6.1. Основанием для начала рассмотрения обращений граждан является письменное обращение гражданина в администрацию города или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом от должностных лиц или государственных органов для рассмотрения по поручению.
6.2. Обращение может поступить по почте, быть доставлено непосредственно гражданином, передаваться по факсу, по сети Интернет.
6.3. Обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы), по факсу, по сети Интернет и непосредственно доставленные гражданином и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города Бузулука (далее – отдел делопроизводства и контроля ОПУ).
6.4. Письменные обращения, направленные по почте, принимает заведующий отделом делопроизводства и контроля ОПУ, который проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.
6.5. После вскрытия конверта:
- проверяется наличие в нем письменных вложений
(конверт сохраняется в составе поступивших документов);
- отделяются от письма поступившие подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю;
- возвращаются на почту невскрытыми, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляется акт на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в приложении, и приобщается к поступившему обращению (Приложение № 3).
6.6. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщается об этом начальнику организационно-правового управления администрации города, который действует в соответствии с установленными правилами о мерах безопасности.
6.7. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами отдела делопроизводства и контроля ОПУ.
Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина или почтового адреса для ответа.
По просьбе обратившегося гражданина на копии обращения делается отметка о принятии.
6.8. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале инспектором машбюро и передаются в отдел делопроизводства и контроля ОПУ для дальнейшей регистрации.
6.9. Обращения, поступившие в форме электронного обращения на официальный сайт администрации города по сети Интернет, передаются в отдел делопроизводства и контроля ОПУ для регистрации.
6.10. Обращения с пометкой «Лично», поступившие на имя должностных лиц администрации города, передаются адресату невскрытыми. Если обращение, поступившее с пометкой «Лично», не является письмом личного характера, оно передается в отдел делопроизводства и контроля ОПУ для дальнейшей работы.

7. Регистрация поступивших обращений

7.1. Все письменные обращения, в том числе поступившие по каналам электронной и факсимильной связи, подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию города.
7.2. Обращения, поступившие из федеральных органов и органов государственной власти Оренбургской области, содержащие поручение о рассмотрении обращений граждан, регистрируются в отделе делопроизводства и контроля ОПУ в день поступления.
7.3. Специалист, ответственный за регистрацию обращений в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп «Администрация города Бузулука ОГРН 1025600577903» с указанием присвоенного обращению регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
7.4. Обращения регистрируются с помощью компьютерной техники с использованием учетных карточек установленной формы (Приложение № 4). В карточке учета и анализа писем граждан (далее – учетная карточка) указывается:
- фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);
- адрес заявителя (почтовый или электронный);
- регистрационный номер (состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения В-2, К-15 и т.д.);
- дата поступления;
- дата исполнения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- отметка, свидетельствующая о направлении обращения на рассмотрение с контролем или без него;
- источник поступления (непосредственно от заявителя, из Правительства Оренбургской области, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области, редакций газет и журналов, прокуратуры и других);
- шифр – темы обращения в соответствии с действующим классификатором;
- краткое содержание обращения;
- категория обратившегося;
- резолюция руководителя администрации города, в компетенции которого находится рассмотрение вопроса заявителя согласно распределению обязанностей;
- результат рассмотрения.
7.5. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.
7.6. Учетная карточка (печатная версия) является сопроводительным документом к обращению гражданина.
7.7. Зарегистрированное обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
Специалист отдела делопроизводства и контроля ОПУ осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя.
7.8. В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора и срок рассмотрения со времени подачи первого обращения не истек, то об этом в учетной карточке делается отметка «В дополнение к имеющейся переписке», а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, каждый документ регистрируется отдельно.
7.9. Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации.
По письменному запросу заявителя ему возвращаются приложения к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

8. Направление обращений на рассмотрение

8.1. После регистрации обращение заявителя и учетная карточка направляются на рассмотрение соответствующему руководителю администрации города, исходя из содержания обращения и согласно распределению обязанностей.
8.2. Направление зарегистрированных обращений производится руководителями администрации города не позднее следующего дня после регистрации. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, порядок, характер и срок исполнения документа, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
Оформление резолюции делается на учетной карточке к письму.
В резолюции могут определяться методы, формы рассмотрения обращения заявителя: комиссионное рассмотрение, рассмотрение с выездом на место или с участием заявителя и т.д.
8.3. Документы с резолюцией руководителя администрации города возвращаются в отдел делопроизводства и контроля ОПУ.
Резолюция переносится в компьютерную учетную карточку письма.
8.4. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города или должностного лица, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращение, о переадресации обращений (Приложение № 5).
8.5. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностным лицам или организациям, решение или действие (бездействие) которых, обжалуется.
8.6. Письма с просьбами о личном приеме руководителями администрации города рассматриваются как обычные обращения. Авторам обращений направляются сообщения о графике приема граждан, а заявления оформляются «В дело» как исполненные.
8.7. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, - не рассматриваются. В необходимых случаях по согласованию с главой города, заместителем главы администрации – руководителем аппарата администрации города, отдел делопроизводства и контроля ОПУ направляет такие письма в правоохранительные органы.
8.8. Письма без подписи, в которых содержится информация о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, направляются в правоохранительные органы.
8.9. В соответствии с резолюцией, сотрудники отдела делопроизводства и контроля ОПУ направляют материалы исполнителю.
8.10.Заявителю направляется уведомление, где указывается регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество, адрес и телефон исполнителя (Приложение № 6).

9. Рассмотрение обращений

9.1. Обращения граждан, направленные руководителями администрации города для исполнения в структурных подразделениях рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе делопроизводства и контроля ОПУ, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
9.2. Документы, направляемые на исполнение нескольким исполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. Ответственным за исполнение, а также централизованную подготовку ответа заявителю является исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. При этом персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.
9.3. Исполнителям запрещается передавать обращения граждан из одного структурного подразделения в другое.
В случае, если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в трехдневный срок возвращает его в отдел делопроизводства и контроля ОПУ, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
9.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения. Он вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и информацию у заявителя и, иных юридических и физических лиц.
9.5. В случае, если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствует основание для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе предложить руководителю администрации города, направлявшему обращение, оставить данное обращение без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться в администрацию города с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

10. Личный приём граждан

10.1. Прием граждан в администрации города ведут: глава города, заместители главы администрации города.
10.2. Приём граждан осуществляется в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным распоряжением администрации города.
10.3. График приёма граждан доводится до сведения населения через средства массовой информации, сеть Интернет и сотрудников отдела делопроизводства и контроля ОПУ.
10.4. Организацию личного приёма граждан в администрации города осуществляет отдел делопроизводства и контроля ОПУ.
10.5. Заведующий отделом делопроизводства и контроля ОПУ осуществляет запись граждан на личный прием к главе города, специалист отдела делопроизводства и контроля ОПУ – к заместителям главы администрации города в соответствии с их полномочиями.
10.6. Предварительная запись на приём осуществляется в день приема в порядке очередности в отделе делопроизводства и контроля ОПУ.
10.7. Специалисты отдела делопроизводства и контроля ОПУ оказывают гражданам информационно-консультативную помощь, разъясняют порядок разрешения его вопроса.
10.8. Во время записи на прием сотрудник вправе по согласованию с заявителем направить его на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации города.
10.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
10.10.Сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес местожительства, социальное положение), краткое содержание обращения, дата приема, фамилия должностного лица, ведущего приём, срок исполнения, результат приёма вносятся в карточку учета посетителей установленного образца (Приложение № 7).
10.11.В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в отделе делопроизводства и контроля ОПУ материалов по предыдущим обращениям заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю администрации города, ведущему личный прием.
10.12.Запись на повторный прием к руководителю администрации города осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее письменное или устное обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
10.13.Прием граждан осуществляется в порядке очередности.
10.14.Личный прием граждан руководителем администрации города производится с учетом числа записавшихся на прием.
10.15.Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
10.16.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
10.17.В случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приёма, о чем делается запись в карточке личного приёма гражданина.
10.18.По окончании приема руководитель администрации города доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.
10.19.После завершения личного приема руководителями администрации города и согласно их поручениям, отдел делопроизводства и контроля ОПУ направляет карточку учета посетителей (при необходимости с приложениями к ней) исполнителям в установленном порядке.
10.20.Контроль за своевременным исполнением поручений руководителей администрации города по приему граждан осуществляют специалисты отдела делопроизводства и контроля ОПУ с последующим информированием руководителя о принятых мерах.
10.21.Глава города и заместители главы администрации города принимают решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля. В случае продления срока контроля подлинник резолюции с указанием срока контроля направляется исполнителю. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные обращения считаются завершенными.
10.22.После возвращения списанных материалов «В дело» они снимаются с контроля. Результат рассмотрения вносится в карточку приема («Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано»).
10.23.Материалы с личного приёма хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
10.24.Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим приём, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

11. Срок рассмотрения обращений граждан
11.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения.
11.2. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока гражданина, направившего обращение.
11.3. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
11.4. Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом может быть установлен направляющей стороной, указанной в п.6.1 настоящего регламента.
11.5. Глава города, заместители главы администрации города вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
11.6. В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующим неотложного исполнения, могут использоваться пометки «Срочно» и «Весьма срочно».

12. Продление срока рассмотрения обращений граждан

12.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, направления запроса о представлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иную организацию или иному должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием продления срока.
12.2. Продление срока производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителем, давшим поручение по рассмотрению обращения, не менее чем за два-три дня до истечения срока исполнения.
12.3. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если сроки рассмотрения обращения установлены областным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

13. Постановка обращений граждан на контроль

13.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан.
13.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора Оренбургской области, Председателя Правительства Оренбургской области и его заместителей, руководителей Законодательного Собрания Оренбургской области и министерств Оренбургской области о рассмотрении обращений граждан.
В этом случае, кроме ответа заявителю, готовится и направляется ответ в соответствующий орган. Поручения с пометкой о возврате подлежат возврату.
13.3. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава города и заместители главы администрации города.
13.4. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп «Контроль». Контрольный штамп проставляется так же в карточке учета и анализа писем к обращению.
13.5. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем исполнителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
13.6. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на дополнительный контроль, подписываются начальником организационно-правового управления администрации города (Приложение № 8).
13.7. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении.
13.8. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения окончательного решения.
13.9. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалисты отдела делопроизводства и контроля ОПУ.

14. Оформление ответа на обращение граждан

14.1. Рассмотрение обращения завершается подготовкой ответа и направлением его заявителю.
14.2. Ответы на обращения граждан подписывают руководители администрации города или должностные лица в пределах своей компетенции.
14.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, доступно, содержать исчерпывающую информацию на поставленные в обращении вопросы.
При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
14.4. В ответах в федеральные органы и органы государственной власти Оренбургской области должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме.
В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
14.5. На коллективное обращение ответ дается на имя гражданина, по фамилии которого оно учтено. В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и другим адресатам. В тексте ответа необходимо указать, что ответ дается на коллективное обращение.
14.5. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения гражданина был принят правовой акт. Экземпляр такого акта направляется заявителю.
14.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
14.7. Ответы заявителям и в федеральные органы и органы государственной власти Оренбургской области печатаются на бланках, установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Бузулука.
В левом нижнем углу ответа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
14.8. Подлинники обращений граждан в федеральные органы и органы государственной власти Оренбургской области возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.
14.9. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел делопроизводства и контроля ОПУ. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
14.10.При необходимости, исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
14.11.После регистрации ответ отправляется заявителю специалистами отдела делопроизводства и контроля ОПУ.
14.12.Дата ответа и результат рассмотрения («Удовлетворительно», «Разъяснено», «Отказано») вносятся в учетную карточку.

15. Хранение материалов рассмотрения обращений граждан

15.1. Материалы рассмотрения обращений граждан передаются на хранение после списания «В дело». На втором экземпляре ответа по обращению, после его окончательного решения и исполнения, должна быть надпись «В дело» или личная подпись главы города или заместителей главы администрации города, принявших это решение.
15.2. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
15.3. Материалы рассмотрения обращений граждан формируются в папках по алфавиту в хронологическом порядке, исходя из номера и даты регистрации.
15.4. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Бузулука.
15.5. Обращения граждан, сформированные в дела, хранятся в отделе делопроизводства и контроля ОПУ.
15.6. Материалы по переписке с гражданами и по организации личного приема руководителей хранятся согласно номенклатуре дел в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

 

16. Ответственность должностных лиц
при рассмотрении обращений граждан

16.1. Должностные лица, работающие с обращениями граждан, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
16.2. Исполнители несут ответственность за несоблюдение сроков рассмотрения и качество исполнения поручений по обращениям.
16.3. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в структурное подразделение или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
16.4. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава города. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате обращений, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
16.5. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения, уполномоченному лицу.

17. Анализ итогов работы по рассмотрению обращений граждан

17.1. Анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях, ведет специалист отдела делопроизводства и контроля ОПУ, ответственный за работу с обращениями граждан.
17.2. Информация о количестве и характере обращений граждан оперативно и ежемесячно представляется начальнику организационно-правового управления администрации города, ежеквартально до 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, - главе города и заместителям главы администрации города.
17.3. По итогам полугодия и года информация о работе с обращениями граждан представляется в Правительство Оренбургской области до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. 

©Администрация г. Бузулука, 2011,
461040 Оренбургская область, г. Бузулук, ул. Ленина 10. Тел: +7 (35342) 2-23-25